Vereinsfest organisieren: 4 Tipps für eine erfolgreiche Feier

Ohne regelmäßige Feiern wären das Vereinsleben wohl nur halb so schön. Doch egal, ob ein Jubiläum, ein Geburtstag eines Vereinsmitgliedes oder eine gemeinsame Weihnachtsfeier, eine Vereinsfeier sollte schon weit im Voraus geplant werden. Denn nicht nur Essen und Getränke sind für eine Vereinsfeier obligatorisch. Von der passenden Dekoration über das Versenden von Einladungen und der Organisation einer Tombola - die To-do Liste vor einer Feier ist lang.

Da gilt es, Prioritäten zu setzen. Wir zeigen dir, worauf es bei der Vereinsfeier-Organisation wirklich ankommt.

In Deutschland üben rund 30 % aller Berufstätigen in ihrer Freiheit ein Ehrenamt aus. Die ehrenamtliche Mitgliedschaft in einem Verein zählt dabei zu den beliebtesten ehrenamtlichen Tätigkeiten. Deutschland gilt als das Land mit der höchsten Vereinsdichte in ganz Europa und immer mehr junge Menschen engagieren sich in den unterschiedlichsten Vereinen. Ob:

Vereinsmeierei gehört in Deutschland zum Kulturgut und gilt nebenbei auch als demokratisches Grundrecht.

Wenn der Vorstand des Vereins sich erst einmal entschlossen hat ein Fest zu veranstalten, gilt es, die Organisation auf möglichst viele Schultern zu verteilen. Folgende Punkte solltest du bei deiner Vorbereitung unbedingt genauer unter die Lupe nehmen:

1 - Welche Vorschriften sind bereits im Vorfeld zu beachten?

Wer ein Vereinsfest organisiert, muss eine ganze Reihe von Vorschriften beachten. Im Vorfeld der Organisation solltest du entsprechende Behörden über dein Vorhaben informieren und benötigte Genehmigungen einholen.

  • Sofern die Vereinsfeier in den eigenen Räumlichkeiten stattfindet, musst du sie nicht bei der Gemeinde anmelden. Feiert ihr auf öffentlichem Gelände, muss euer Fest allerdings behördlich gemeldet werden.
  • Erkundige dich beim Vereinsvorstand, ob eine Vereinshaftpflichtversicherung vorliegt. Diese ist vor allem bei Veranstaltungen gesetzlich vorgeschrieben und sichert euch und eure Gäste während der Veranstaltung sowie auf dem Hin- und Rückweg ab, sollte es zu Personenschäden kommen.
  • Ihr plant ein nächtliches Feuerwerk? Feuerwerkskörper der Kategorie 2, sprich Kleinfeuerwerke, müssen außerhalb von Silvester bei der Gemeinde angemeldet werden. Das Mindestalter für das Abfeuern von Feuerwerkskörpern liegt bei 18 Jahren. Für alle höheren Feuerwerksklassen benötigt ihr einen ausgebildeten Pyrotechniker und eine Anzeige beim Gewerbeaufsichtsamt.
  • Urheberrechtlich geschützte Musik, die auf eurer Vereinsfeier abgespielt oder vorgetragen wird, muss vorab an die GEMA gemeldet und bezahlt werden. Einige Verbände und Gemeinden haben mit der GEMA Sondervereinbarungen getroffen, bei denen Pauschalzahlungen und Nachlässe bei GEMA Zahlungen festgelegt wurden. Erkundige dich am besten bei deinem Verein bzw. deiner Gemeinde, ob auch für euch eine solche Vereinbarung vorliegt.
  • Solltet ihr eine Tombola veranstalten, fällt das unter das Glücksspielgesetz. Auch für eine Tombola musst du also eine Erlaubnis bei der Behörde einholen.

2 - Darum ist Brandschutz so wichtig!

Dein Verein als Veranstalter einer Feier ist verpflichtet Sicherheitsvorkehrungen zu treffen, damit eure Gäste vor Schaden geschützt werden. Achte daher darauf, dass genügend Hydranten vorhanden sind, zudem müssen diese frei zugänglich sein. Stände, Zelte, Überdachungen und sämtliches weiteres Material, das auf eurer Feier zum Einsatz kommt, darf nicht aus frei entflammbaren Material bestehen. Für Rettungs- und Feuerwehrfahrzeuge muss es möglich sein, barrierefrei in die Räume eurer Feier zu gelangen. Zuguterletzt sollten Feuerlöscheinrichtungen in ausreichender Menge vorhanden sein.

3 - Welche Speisen und Getränke werden angeboten?

Vereinsfeiern finden meist im eigenen Clubhaus statt, um sich und alle Mitglieder gebührend zu feiern. Oft stehen den Gästen ein offenes Buffet und jede Menge Freigetränke zur Verfügung. Achte unbedingt darauf, dass die Kühlkette der verwendeten Lebensmittel keinesfalls unterbrochen wird. Auch für die angebotenen Getränke sollte es vor Ort eine Kühlmöglichkeit geben. Außerdem seid ihr als Veranstalter dazu verpflichtet, das Jugendschutzgesetz durchzusetzen. Das heißt: keine hochprozentigen alkoholischen Getränke und keine Zigaretten für Besucher unter 18 Jahren.

In Sachen Kulinarik solltest du auf die beliebten Klassiker nicht verzichten. Schnitzel, Pommes und Co gehen eben immer und zählen bei Groß und Klein zu den unangefochtenen Lieblingsspeisen. Solltest du keinen professionellen Caterer zur Verfügung haben, könntet ihr euch für diese und zukünftige Feiern auch eine Fritteuse zulegen. Damit lässt sich nicht nur das obligatorische Schnitzel in Minutenschnelle zubereiten. Du wirst nicht glauben, wie viele unterschiedliche Gerichte sich mithilfe einer Fritteuse zaubern lassen. Leckere Beispiele für deftige Speisen aus der Fritteuse wären:

  • Hähnchenspieße
  • gebackene Champions
  • frittierte Käsewürfel


Auch Desserts wie:

  • gebackene Banane
  • Berliner bzw. Krapfen
  • oder frittierte Quarkbällchen

bekommt in einer Fritteuse selbst der ungeübteste Koch hin. Abgerundet mit ein paar passenden Salatbeilagen klingt das doch nach einer perfekten Essensauswahl für euer nächstes Fest oder?

4 - In welcher Lokalität soll die Feier stattfinden?

Zu welcher Jahreszeit wird die Feier stattfinden? In den warmen Sommermonaten bietet sich eine Vereinsfeier im Freien an. Ein schöner Garten, genügend Sitzgelegenheiten und auch den Sonnenschutz nicht vergessen. Wenn nun noch der Wettergott mitspielt, kann dieses Sommerfest eigentlich nur ein voller Erfolg werden.

Bei kühlerer Witterung bietet sich das Vereinsheim bzw. Clubhaus zum Feiern an. Achte, egal ob sich die Location unter freiem Himmel oder in einem geschlossenen Gebäude befindet, darauf, dass je nach Gästeanzahl genügend Toiletten zur Verfügung stehen.

Die perfekte Zutatenliste für ein gelungenes Vereinsfest

Ein Verein braucht seine Vereinsfeiern. Sie sind Ausdruck purer Lebensfreude, Gemeinsamkeit und gelebter Tradition. Leider gibt es kein Patentrezept für das reibungslose Gelingen einer Vereinsfeier und wahrscheinlich kennst auch du Vereinsfeiern oft als eine feuchtfröhliche Runde mit den immer gleichen Abläufen. Natürlich spielt die Tradition bei Vereinsfesten eine tragende Rolle aber auch Tradition darf mitunter neu interpretiert werden. Also warum nicht einmal etwas Neues wagen und euren Festivitäten ein neues Gewand verleihen? Mit einer ausgeklügelten Organisationsstrategie wird garantiert auch eure nächste Feier zu einem unvergesslichen Erlebnis.

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