Vereinsverwaltung - Welche Software ist notwendig?

Excel oder eine spezielle Software?

In der Vereinsverwaltung gibt es einige Dinge, die festgehalten werden müssen. Die richtige Planung ist dafür notwendig. Allein auf Zetteln wird dies schnell unübersichtlich, ein Programm ist besser zum Sortieren. Vielen Vereinen stellt sich dann jedoch die Frage, ob sie auf Excel aus dem Microsoft Office Paket vertrauen sollen, oder doch lieber zu einer speziell für Vereine entwickelten Software greifen.

Excel - Sortieren in Tabellenform

Das lange Suchen nach dem Eintragungsfehler in
den Tabellen entfällt mit einer spezielle Vereinssoftware
Vereinsverwaltung - Welche Software ist notwendig?
© theartofphoto - Fotolia.com

Einer der großen Vorteile von Excel ist, dass jeder das Programm kennt. Der Nachteil ist aber auch, dass es extrem umfangreich ist. Im Grunde ist es möglich, fast alles mit den Tabellen zu berechnen und zu sortieren. Nur die wenigsten wissen aber, wie Excel im Detail funktioniert und verwenden nur einen Bruchteil der vorhandenen Funktionen. Für kleine Vereine wird dies reichen: Mitglieder auflisten und die Finanzen darstellen sind fast die einzigen Dinge, die sie festhalten müssen. Allerdings wird es schwierig bei den Mitgliedsbeiträgen, vor allem wenn diese jährlich zu zahlen sind, es aber keinen einheitlichen Termin dafür gibt. In einer Excel-Tabelle kann der Schatzmeister dies zwar festhalten, es ist aber recht unübersichtlich. Er muss zudem zwei Schritte absolvieren: Einmal in der Mitgliederliste eintragen, dass derjenige bezahlt hat, und einmal den Betrag in der Finanzliste zu den Plus-Beiträgen dazu fügen. Vergisst er eines davon, stimmt entweder die Kasse nicht, oder ein Mitglied wird zu Unrecht beschuldigt, seinen Beitrag noch nicht geleistet zu haben. Bei kleineren Mitgliederzahlen ist der Fehler wahrscheinlich schnell herauszufinden, bei größeren kann dies aber einige Zeit in Anspruch nehmen. Wer eine Jahresbilanz oder eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung aufstellen möchte, kommt mit Excel außerdem oft an seine Grenzen. Eine übersichtliche Darstellung, was eingenommen und wofür das Geld wieder ausgegeben wurde, ist nur umständlich per Hand zu erstellen. Für Vereine, deren Mitgliederzahl über zehn Personen hinausgeht und die viele Bewegungen auf ihrem Konto haben, ist Excel sehr wahrscheinlich keine gute Variante, um die Buchhaltung zu pflegen und für alle transparent darzustellen.

Software speziell für die Vereinsverwaltung

Eine Vereinssoftware muss unter anderem eine übersichtlich Mitglieder- und Finanzenverwaltung bieten, beschreibt shop.lexware.de. Es gibt einige Programme, die speziell dafür ausgelegt sind. Je nach persönlicher Vorliebe kann der Verein bei diesen alles online verwalten oder sich ein Programm installieren, um auch offline auf die Daten Zugriff zu haben. Anders als bei Excel, bei denen der Nutzer selbst alle Verbindungen anlegen muss, rechnet das Programm automatisch den gezahlten Mitgliedsbeitrag zu den Finanzen dazu, wenn in der Mitgliederverwaltung die Zahlung eingetragen wurde. Mit den Programmen ist es außerdem möglich, Rechnungen per Mausklick zu erstellen. Je nach Umfang, den das Programm bieten soll, ist es außerdem möglich, Online-Banking zu implementieren. Dadurch fällt ein weiteres Programm dafür weg und der Schatzmeister sieht auf einen Blick alle Kontobewegungen. Diese vielen Vorteile sprechen vor allem bei größeren Vereinen für das speziell auf diese Bedürfnisse ausgelegte Programm. Je nach Vereinssatzung ist es notwendig, auf den Vollversammlungen die Finanzen des Vereins darzustellen, nebst einer übersichtlichen und transparenten Einnahmen/Ausgaben-Auflistung. Mit den Vereinsprogrammen ist es möglich, dies einfach zu erstellen und durch Grafiken anzeigen zu lassen. Die Mitgliederentwicklung kann ebenfalls als Grafik dargestellt werden. Dies ist vor allem für wachsende oder schrumpfende Vereine sinnvoll. Wenn bei Austritt außerdem nachgefragt wird, warum das Mitglied gegangen ist und dies in der Grafik mit aufgeführt wird, ist es klar ersichtlich, an welchen Punkten der Verein arbeiten muss.

Vergleich
Excel-Tabelle Vereinssoftware
  • Manuelle Eintragung in Tabellen
  • Berechnungen/grafische Darstellungen möglich aber umständlich
  • Ab einer größeren Mitgliederzahl sehr unübersichtlich
  • Eintragungsfehler sehr wahrscheinlich
  • Transparente Buchhaltung nur umständlich möglich
  • Automatische Eintragung der wichtigsten Punkte
  • Online-Banking möglich
  • Grafische Darstellung einfach durchzuführen
  • Bei jeder Mitgliederzahl sehr übersichtlich
  • Eintragungsfehler sind unwahrscheinlich
  • Transparente Buchhaltung sehr einfach möglich

Ob ein Verein eine spezielle Software braucht oder nicht, sollte er selbst für sich entscheiden. Vor allem bei Fußballvereinen kann dies aber sinnvoll sein. Immerhin besteht die Mannschaft im besten Fall aus mehr als 11 Personen, damit Auswechselspieler vorhanden sind. Die Verwaltung anhand von Excel-Tabellen wird deswegen recht unübersichtlich sein. Dazu kommen die Kontobewegungen, wie Fördergelder von Sponsoren, mit denen die Trikots zu finanzieren sind. Diese Punkte müssen transparent und für jeden ersichtlich aufgeführt werden, damit keine Gerüchte über die Verwendung der Gelder aufkommen. Vor allem für den Zusammenhalt des Teams ist dies wichtig. Je größer der Verein ist, desto größer ist auch die Wahrscheinlichkeit der Eintragungsfehler, wenn alles manuell in mehreren Tabellen zu pflegen ist. Die automatische Eintragung anhand der Software ist in diesem Fall sehr viel einfacher und begrenzt die Fehlerwahrscheinlichkeit auf ein Minimum. Der Vergleich der beiden Softwaremöglichkeiten zeigt, dass das speziell für Vereine entwickelte Programm einige Vorteile aufzuweisen hat, mit denen das Microsoft Office Programm nicht mithalten kann. Dieses ist in erster Linie aber auch nicht für die Vereinsverwaltung entwickelt worden.

Uwe Bluhm

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